Työnantaja saa valvoa toimitilojaan kameralla. Tämä on selkeää. Se, miten se tehdään, on se osa joka usein menee pieleen.
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (LYTP) ja GDPR asettavat yhdessä tarkat raamit sille, mitä työnantaja voi tehdä, miten siitä pitää kertoa ja mitä tallenteille saa tehdä. Johto ja HR ovat vastuussa siitä, että nämä raamit pysyvät.
Kaksi lakia, yksi vastuu
LYTP (laki yksityisyyden suojasta työelämässä) sääntelee erityisesti kameravalvontaa, jota työnantaja kohdistaa henkilöstöön tai heidän työskentelypaikkoihinsa.
GDPR koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä — myös kuvamateriaalia, jossa tunnistettavia henkilöitä esiintyy.
Käytännössä nämä täydentävät toisiaan. LYTP määrää prosessin, GDPR dokumentaation.
Mitä LYTP edellyttää työnantajalta?
LYTP asettaa seuraavat vaatimukset ennen kameran käynnistämistä:
1. Tarkoitus on määriteltävä etukäteen
Kameravalvonnan tarkoitus on kirjattava ennen asennusta. Hyväksyttyjä tarkoituksia ovat esimerkiksi:
- omaisuuden ja tilojen turvallisuus
- henkilöturvallisuus
- rikosten ennaltaehkäisy
Kameravalvontaa ei saa käyttää yksittäisen työntekijän suorituksen jatkuvaan seurantaan. Tämä on LYTP:n selkeä rajoitus.
2. Henkilöstöä on informoitava etukäteen
Ennen järjestelmän käyttöönottoa työnantajan on:
- ilmoitettava asiasta henkilöstölle kirjallisesti
- kerrottava valvonnan tarkoitus, sijainti ja tallenteiden käyttötarkoitus
- otettava asia käsiteltäväksi yhteistoimintamenettelyssä, jos yrityksessä sovelletaan YT-lakia
Suullinen maininta palaverissa ei riitä. Kirjallinen informointi on edellytys.
3. Kameroita ei saa sijoittaa tiettyihin tiloihin
LYTP kieltää kameravalvonnan:
- WC- ja pesutiloissa
- pukuhuoneissa
- muissa vastaavissa henkilökohtaisissa tiloissa
- taukotiloissa, ellei erittäin painavaa syytä ole (ja tällöinkin rajoitetusti)
Valvontakamerat toimisto-, tuotanto- ja varastotiloissa ovat sallittuja, kun edellytykset täyttyvät.
Mitä GDPR lisää päälle?
LYTP:n vaatimusten lisäksi GDPR edellyttää:
- Tietosuojaseloste: Työntekijöille on annettava selkeä tieto siitä, kuka on rekisterinpitäjä, kuinka pitkään tallenteita säilytetään ja mitkä ovat heidän oikeutensa
- Säilytysajan rajaus: Tallenteet on poistettava määräajan jälkeen — yleensä 7–30 päivässä
- Käsittelijäsopimus: Jos ulkopuolinen taho ylläpitää järjestelmää, sopimus on tehtävä kirjallisesti
- Dokumentaatio: Valvonta on kirjattava rekisterinpitäjän selosteeseen käsittelytoimista
Saako tallenteita käyttää työsuhteen päättämisperusteena?
Tämä on yksi yleisimmistä kysymyksistä.
Tallenne voi olla tukeva todiste, jos sillä voidaan osoittaa konkreettinen rikkomus tai rikos. Sitä ei kuitenkaan saa käyttää jatkuvana työsuorituksen valvontavälineenä tai systemaattisena seurantana.
Oikeuskäytäntö Suomessa on rajallinen, mutta yleislinja on: yksittäinen dokumentoitu tapahtuma voi olla perusteltu, mutta “hän saapui aina myöhässä” -tyyppinen seuranta tallenteiden avulla rikkoo LYTP:n tarkoitusta vastaan.
Ota tallenteen käyttöön liittyvissä työsuhdetilanteissa aina yhteys asianajajaan.
HR:n ja johdon käytännön muistilista
Ennen käyttöönottoa:
- Valvonnan tarkoitus kirjattu
- Henkilöstölle kirjallinen informointi annettu
- YT-menettely käyty läpi (jos sovellettava)
- Kamerasijainnit tarkistettu — ei kielletyissä tiloissa
Dokumentaatio:
- Tietosuojaseloste laadittu ja jaettu
- Säilytysaika asetettu järjestelmään
- Käsittelijäsopimus tehty järjestelmätoimittajan kanssa
- Seloste käsittelytoimista päivitetty
Jatkossa:
- Informointi päivitetään, jos järjestelmä muuttuu
- Uudet työntekijät perehdytetään kameravalvontakäytäntöön
Haluatko varmistaa, että kameravalvontanne täyttää LYTP:n ja GDPR:n vaatimukset? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme — käymme tilanteen läpi maksuttomasti.
